تقدّر التقديرات الصناعية أن مكالمة مريض جديد فائتة تساوي $900–$1,200 من الإنتاج في السنة الأولى. الحسابات ليست عن الكفاءة؛ إنها عن المريض الذي اتصل بالعيادة المجاورة بدلاً من ذلك.
عيادة مفتوحة من الساعة 8 إلى 5، أربعة أيام في الأسبوع تكون غير متاحة لحوالي ثلاثة أرباع ساعات الأسبوع. يقرر المرضى متى لديهم وقت للاتصال، وهو عادة ليس خلال تلك الساعات.
عندما يكون مكتب الاستقبال مشغولاً مع مريض، يرن الهاتف دون إجابة. المريض الجديد الذي يصل إلى البريد الصوتي نادراً ما يترك رسالة ونادراً ما يعاود الاتصال.
الفترة التي يبتعد فيها فريقكم عن المكتب هي الفترة التي يمكن فيها للمرضى العاملين الاتصال. يغطي الذكاء الاصطناعي الفائض خلال النهار، وليس فقط أثناء الليل.
ليس شجرة هاتفية وليس خدمة نسخ البريد الصوتي. إنه يجري محادثة ويمكنه إنهاء المهمة.
لا موسيقى انتظار، لا طابور، لا رسالة خارج ساعات العمل. يرد ليلاً ونهاراً وفي عطلات نهاية الأسبوع ويغطي ازدحام وقت الغداء عندما يكون المكتب مشغولاً.
يقرأ المواعيد المتاحة الفعلية من برنامج إدارة العيادة الخاص بكم ويسجل الموعد مرة أخرى، لذا ما تم عرضه على المريض هو ما يراه فريقكم في الصباح.
يختار المتصل اللغة، وليس من يتواجد صدفة عند المكتب. ينطبق الأمر نفسه على نماذج الاستقبال التي يرسلها لاحقاً.
موظف استقبال ذكاء اصطناعي لا يمكنه رؤية جدولكم هو مجرد خدمة رد آلي بقواعد نحوية أفضل. هذه هي الأنظمة التي نقرأها ونكتب إليها مباشرة — والصفحات التي توضح بالتفصيل ما يدعمه كل نظام.
المكالمات تتعامل مع معلومات المرضى، مما يجعل الهاتف سطحاً خاضعاً لقانون HIPAA. تحصل كل عيادة في Intake.Dental على اتفاقية شريك تجاري منفذة تغطي ميزات الذكاء الاصطناعي دون تكلفة إضافية، ومقدمو الذكاء الاصطناعي من ورائها ملتزمون باتفاقياتهم الخاصة ولا يستخدمون بياناتكم لتدريب نماذجهم.
تأتي الأوقات المتاحة من جدولكم، وليس من النموذج. إذا لم يكن هناك شيء في الساعة 2 ظهراً يوم الخميس، فلن يعرض الساعة 2 ظهراً يوم الخميس.
التسجيلات والنصوص المكتوبة والنتائج موجودة في لوحة التحكم الخاصة بكم. إذا تعامل مع شيء بشكل سيئ ستعرفون، ويمكنكم تغيير كيفية إجابته.
برنامج يرد على هاتف عيادتكم ويجري محادثة حقيقية مع المتصل: يمكنه الإجابة على الأسئلة حول مكتبكم، والاطلاع على جدولكم المباشر، وحجز موعد أو نقله في برنامج إدارة العيادة الخاص بكم، وتوجيه المكالمة إلى شخص عند الضرورة. إنه ليس شجرة هاتفية وليس خدمة بريد صوتي — يتحدث المتصل بشكل طبيعي ويحصل على إجابة.
يدرك معظم المتصلين بسرعة أنهم يتحدثون إلى مساعد آلي، ونحن لا نتظاهر بخلاف ذلك — يعرّف عن نفسه كمساعد لعيادتكم. ما يهم المريض في الساعة 9 مساءً هو أن الهاتف تم الرد عليه وأن الموعد تم حجزه، بدلاً من بريد صوتي لن يسمعه أحد حتى يوم الاثنين.
إنه يحجز. تُقرأ الأوقات المتاحة من جدولكم المباشر ويُكتب الموعد مرة أخرى في برنامج إدارة العيادة الخاص بكم، وهذا هو الفرق بين موظف استقبال بالذكاء الاصطناعي وخدمة رد آلي. ما يدعمه كل نظام يختلف، لذا تشرح صفحات التكامل ذلك لكل نظام على حدة.
الألم والإصابات وأي شيء لا يستطيع حله يتم توجيهه إلى شخص أو تصعيده وفقاً لقواعدكم، مع رسالة دقيقة بدلاً من تخمين.
ساعات العمل، الموقع، مواقف السيارات، التأمين المقبول، تكلفة الزيارة، ما إذا كنتم تستقبلون الأطفال — الأسئلة التي تشغل مكتب الاستقبال طوال اليوم.
تصل كل مكالمة كنسخة نصية وملخص في لوحة التحكم الخاصة بكم، لذا لا شيء يعتمد على تذكر شخص ما لما قيل.
إذا تغيب أحد الأطباء بسبب المرض أو أُغلق العيادة لهذا اليوم: ما عليك سوى اختيار اليوم أو عمود اسم الطبيب، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بالاتصال بكل مريض متأثر بذلك، وتقديم الاعتذار، وإعادة حجز موعد له بنفس المدة مع نفس الطبيب (أو أي أخصائي صحة أسنان لإجراء التنظيف)، أو إلغاء الموعد، أو ترتيب معاودة الاتصال به. كما يتلقى كل مريض رسالة بريد إلكتروني من عيادتكم تؤكد ما تم اتخاذه من قرار.
في حالة قيام أحد الوالدين بحجز موعد لنفسه ولطفلين، أو قيام ابن بالغ بالاتصال نيابة عن أحد الوالدين، يتم التعامل مع الأمر من خلال مكالمة واحدة: حيث يتم التأكد من هوية المريض، وحجز كل موعد على حدة، وتسجيل كل موعد في جدول مواعيدك.
يتم توجيه المكالمات العاجلة وفقاً لقواعدكم — إلى رقم المناوبة، أو إلى شخص محدد، أو مباشرة — بدلاً من معالجتها بواسطة الذكاء الاصطناعي. التصعيد هو أمر تقومون بإعداده، وليس شيئاً تأملون فيه.
لا، والعيادات التي تشتريه لهذا السبب عادةً ما تشعر بخيبة الأمل. إنه يتولى المكالمات التي لم يكن أحد يجيب عليها: بعد ساعات العمل، وعطلات نهاية الأسبوع، والفائض أثناء انشغال فريقكم مع المريض. العمل الذي يزيله هو وقت الانتظار ولعبة البريد الصوتي، وليس الأشخاص.
نعم. إنه يعمل داخل نفس المنصة المتوافقة مع HIPAA مثل بقية حسابكم، بموجب اتفاقية شريك أعمال تحصل عليها كل عيادة تلقائياً والتي تغطي صراحةً ميزات الذكاء الاصطناعي.
ربط برنامج إدارة العيادة وتوجيه خط ما بعد ساعات العمل إلى الذكاء الاصطناعي هو عمل يتم في نفس اليوم. تبدأ معظم العيادات بما بعد ساعات العمل فقط، وتستمع إلى مكالمات الأسبوع الأول، وتوسع الساعات من هناك.
إنه مدرج في الخطط التي تحمل مكتب الاستقبال الأمامي بالذكاء الاصطناعي بدلاً من تسعيره لكل مكالمة أو لكل دقيقة. التسعير يحتوي على التفاصيل الكاملة.
من علامة التبويب «الجدول»، يمكنك اختيار اليوم، أو مجرد عمود ذلك المقدم للخدمة، ثم تقوم موظفة الاستقبال التي تعمل بالذكاء الاصطناعي بالاتصال بكل مريض مدرج فيه من رقم مكتبك. وتشرح التغيير، وتعتذر، وتعرض مواعيد شاغرة بنفس المدة (نفس الطبيب لزيارات الأطباء، وأي أخصائي صحة أسنان لعمليات التنظيف). يمكن للمريض إعادة الحجز أثناء المكالمة، أو إلغاء الحجز مؤقتًا، أو طلب إعادة الاتصال به من مكتبك. أما المرضى الذين لا يردون، فيتلقون رسالة صوتية، ورسالة نصية، وبريدًا إلكترونيًّا، ومكالمة أخرى بعد حوالي ساعتين. ويطلع فريقك على كل نتيجة في الوقت الفعلي، ويحصل على ملخص واحد عند انتهاء العملية.
معظم عيادات الأسنان تخسر مرضى جدد لصالح البريد الصوتي، وليس لصالح منافس. تجيب موظفة الاستقبال بالذكاء الاصطناعي من أول رنة، تتحقق من جدولكم المباشر، تحجز الموعد في برنامج إدارة العيادة، وتحوّل إلى موظف بشري في اللحظة التي يكون فيها ذلك ضرورياً فعلاً — بأكثر من 25 لغة، على مدار الساعة.
وجهوا خط ما بعد ساعات العمل إلى الذكاء الاصطناعي، واستمعوا إلى المكالمات التي يتلقاها، ووسعوا الساعات عندما تثقون به. بدون عقد طويل الأجل.
